This guide is in Dutch. It is written for the staff of Dutch municipalities, who also work in Dutch in the staff portal. Questions in English are welcome through the contact page.
Zo werkt WMO Digitaal in uw gemeente
Van de melding tot de verantwoording achteraf: wat de inwoner ziet, wat uw medewerkers doen, wat u zelf instelt en hoe u alles kunt nalopen. Met schermafbeeldingen van de app, de afspraakpagina en het medewerkersportaal.
Alle schermafbeeldingen tonen voorbeeldgegevens van de denkbeeldige gemeente Ons Dorp. Namen, zaaknummers en adressen zijn verzonnen, de mensen zijn tekeningen en het identiteitsbewijs is een specimen. De schermen zelf komen rechtstreeks uit de software.
Het proces in zes stappen
Het voorbeeld dat door de hele handleiding loopt: Sanne (34) heeft zich gemeld voor hulp. Zij kiest een videogesprek, omdat een vrije dag opnemen lastig is.
- MeldingUw gemeente zet de aanvraag klaar: uw zaaknummer en de contactgegevens. Geen BSN, geen naam. De termijn van zes weken begint te lopen.
- UitnodigingDe inwoner krijgt een sms of e-mail met een persoonlijke link. In het bericht staan geen persoonsgegevens.
- PlannenThuis, op het gemeentehuis of via video. De inwoner kiest een tijd die echt vrij is, of vraagt om teruggebeld te worden.
- IdentiteitAlleen bij video: de app leest de chip in het identiteitsbewijs en controleert of het document echt is.
- Het gesprekDe klantmanager start het gesprek vanuit de agenda. Met toestemming ziet hij naam, leeftijd en chipfoto. Een gezichtscontrole kan erbij.
- AfrondenHet gesprek staat als gevoerd in het portaal, de zaak loopt verder in uw eigen systeem en elke stap staat in het auditregister.
Bij een gesprek thuis of op het gemeentehuis heeft de inwoner geen app of computer nodig. De app komt alleen in beeld bij een videogesprek: de stappen met de blauwe rand.
Wat wij doen, en wat bij u blijft
WMO Digitaal verzorgt
- Uitnodigingen en herinneringen per sms en e-mail
- De afspraakpagina in acht talen, met «Bel mij terug» bij elke stap
- Een agenda die reistijd, spreekkamers en werktijden meeweegt
- De identiteitscontrole met de chip, en het beveiligde videogesprek
- De werkvoorraad met termijnbewaking, rapportage en het auditregister
Bij uw gemeente blijft
- De aanvraag, het onderzoek en het besluit
- Het dossier en het verslag van het gesprek
- Het BSN en de persoonsgegevens in uw eigen zaaksysteem
- Het regelen van een tolk of cliëntondersteuner
- Het contact met inwoners die liever bellen of langskomen
Wie doet wat in het portaal
Uw medewerkers werken in het medewerkersportaal op wmodigitaal.nl/portal. Wat
iemand ziet, hangt af van de rol. Een medewerker kan meer dan één rol hebben.
| Rol | Wat deze rol doet | Tabbladen |
|---|---|---|
| Front-office | Houdt de werkvoorraad bij en belt inwoners terug die daarom vroegen. Ziet geen identiteitsgegevens. | Werkvoorraad, Agenda, Terugbelverzoeken |
| Klantmanager | Voert de gesprekken. Ziet de uitkomst van de identiteitscontrole en start videogesprekken. | Werkvoorraad, Agenda, Terugbelverzoeken |
| Procesmanager | Richt de gemeente in: locaties, werktijden, reistijden, de koppeling met het zaaksysteem, het beleid voor de gezichtscontrole, het telefoonnummer en de bewaartermijnen. | Alle bovenstaande, plus Rapportage, Reistijden, Inrichting en Gemeente |
| Auditor | Controleert achteraf, alleen lezend. | Rapportage, Audit |
| Auditmanager | Als de auditor, en kan de hele registerketen laten controleren. | Rapportage, Audit |
Het portaal laat alleen de tabbladen zien die bij de rol horen. De server controleert hetzelfde nog eens bij elk verzoek: een verborgen tabblad is dus niet de beveiliging, maar eerlijkheid over wat een klik zou opleveren. Accounts en rollen zetten wij bij de start samen met u klaar in het medewerkersregister van uw gemeente.
De hoofdstukken
1 · De inwoner
De uitnodiging, een afspraak plannen, de app koppelen, de identiteit bevestigen en het videogesprek. Scherm voor scherm.
Lees verder →
2 · Het portaal
Aanmelden, de werkvoorraad, de agenda, het videogesprek voeren, terugbelverzoeken en de rapportage.
Lees verder →
3 · Inrichten
Werktijden, locaties en spreekkamers, reistijden, de koppeling met uw zaaksysteem en het beleid voor de gezichtscontrole.
Lees verder →
4 · Beveiliging, privacy en audit
Wat wij wel en niet bewaren, wie wat mag zien, en hoe u met het auditregister alles naloopt.
Lees verder →Wat u als gemeente regelt
Aansluiten is geen project van maanden. Dit is de volgorde die in de praktijk werkt:
- Kennismaking en verwerkersovereenkomst. Uw privacy- en securityfunctionarissen krijgen de volledige technische bijlage.
- Medewerkers en rollen. Wie wordt front-office, klantmanager, procesmanager of auditor? Wij zetten de accounts klaar; inloggen met het Microsoft-account van uw gemeente kan meteen.
- Uw telefoonnummer en de bewaartermijnen. Onder «Gemeente» in het portaal: het nummer dat inwoners bellen als het digitaal niet lukt, en hoe lang wij het bewijs van identiteitscontroles en afgeronde zaken bewaren.
- Werktijden van de klantmanagers. Doe dit eerst: zolang er geen werktijden zijn, ziet een inwoner geen enkele vrije tijd.
- Locaties, spreekkamers, duur per soort gesprek en reistijden. Alles in het portaal, zonder ons ertussen. Zie Inrichten.
- De koppeling met uw zaaksysteem, als u die wilt. Vijf velden; de technische uitleg staat op Koppelen.
- Het beleid voor de gezichtscontrole: op verzoek van de klantmanager (standaard), altijd, of nooit.
- Een proefmelding van begin tot eind: uitnodiging, afspraak, gesprek en een regel in het auditregister als bewijs.
Stand van zaken
Wij noemen dit liever zelf dan dat u het ontdekt:
- Het hele proces werkt, van uitnodiging tot videogesprek met gezichtscontrole, en is van begin tot eind getest. Er is nog geen gemeente live.
- De app staat nog niet in de App Store of Google Play. In de pilot installeren deelnemers een testversie voor Android. De gezichtscontrole werkt nu op Android.
- Meldingen aanmaken gebeurt in de pilot via een koppeling die wij per gemeente met u inrichten. Een openbare API met eigen sleutels per gemeente volgt.
- Wat er verder nog niet klaar is, staat per onderwerp in Beveiliging, privacy en audit.
Plan een kennismaking Technische documentatie voor uw team →